한글 메일머지 사용법 주소 연락처 자동 입력 파일 저장 알아보기

업무를 보다 보면 현재 보유하고 있는 회원들의 주소 연락처 정보가 안 맞는 경우가 많죠. 정보를 업데이트해야 하는데 자료가 너무 많아 고민이죠?  오늘은 이럴 때 아주 편하게 이용할 수 있는 한글 메일머지 사용법에 대해 알아보려고 합니다.

 

한글 메일머지 사용법

 

한글 메일머지

 

한글 메일머지란 기존에 저장된 파일에 일부 정보를 불러와 자동으로 채워주는 아주 유용한 기능이라고 할수 있습니다.

주로 회사에서 안내문을 발송하거나 정보 업데이트를 위해 이용되고 있는데요.

 

의외로 한글 메일머지 사용법을 모르시는 분들이 많더라구요..

 

한글 프로그램이 없으신 분들은 아래에서 무료 다운로드하여주시면 됩니다.

 

한글 다운로드 바로가기

 

 

제가 처음 설명드린 거처럼 회사에 보유하고 있는 사원들의 정보나 많은 회원들을 관리하는 업무인 경우 휴대폰 번호 변경이나 이사 등으로 정보가 바뀌는 경우가 많이 발생하게 됩니다.

 

그렇기에 1년에 한 번이나 6개월에 한 번씩 정보를 업데이트를 해주면 관리하기 매우 좋은데요..

 

문제는 한글 파일이나 엑셀에 다른 정보도 함께 포함되어 있기 때문에 곤란한 상황이 발생하게 되죠. 이런 문제를 해결하는 것이 바로 한글 메일머지입니다.

 

한글 메일머지는 현재 보관하고 있는 자료 중 한 부분만 가져와 원하는 위치에 자동으로 정보가 입력되기 때문에 정말 편하게 업무처리를 할 수 있다는 장점이 있습니다.

 

또한 엑셀과 한글 파일 상관없이 호환되기 때문에 아주 쉽게 사용할 수가 있습니다.

 

그럼 한글 메일머지 사용법에 대해 아래에서 확인해 봅시다!

 

한글 메일머지 사용법

 

 

우선 한글 메일머지를 사용하기 위해서는 당연한 이야기겠지만 현재 사원이나 회원들의 정보가 포함된 원본 파일이 준비되어 있어야 합니다.

 

원본 데이터

 

위에 보이는 회원들의 정보 업데이트를 위한 안내문을 출력한다는 예시로 진행하겠습니다.

 

1. 회원들에게 보낼 안내문을 만들어줍니다. 저는 이름, 연락처, 우편번호, 주소를 가지고올 예정입니다.. 원본에 있는 데이터 이름과 동일하게 맞춰주시면 작업하기가 조금 더 수월합니다.

2. 이제 한글 메일머지 표시 달기를 진행해 줍니다. 원하는 위치를 드래그 한 후 상단 메뉴 중 도구 클릭 메일 머지 선택 메일 머지 표시 달기 선택

 

 

3. 주소록 필스에서 선택해도 되지만 필드 만들기를 눌러 데이터와 똑같이 이름을 적어 넣기를 눌러줍니다.

 

4. 원하는 위치에 메일 머지 표시 {{예시}}가 마무리되었다면 이제 맞는 데이터를 원본에서 추출하기 위해 메일머지 만들기를 눌러줍니다.. (상단메뉴 도구- 메일머지- 메일머지 만들기 클릭) 

 

 

5. 한글 파일이나 엑셀파일의 데이터 추출을 원하는 원본자료를 첨부해 주신 후 아래 출력 방향 프린터, 화면, 파일, 메일을 선택해 줍니다.  (만약 자료만 정리하길 원하신다면 파일을 눌러 정리해 주시면 됩니다)

 

 

• 프린터 선택 : 바로 프린터로 인쇄를 할 수가 있습니다..
• 화면 선택 : 인쇄할 페이지를 미리미리 보기로 먼저 확인할 수가 있습니다.
• 파일 선택 : 출력된 정보를 한글 파일로 저장을 할 수가 있습니다.
• 메일 선택 : 출력된 정보를 메일로 바로 받아볼 수가 있습니다. 

 

 

 

6.  저는 화면을 눌러 미리 보기를 먼저 하였습니다. 이제 원하는 데이터가 있는 시트를 선택할 수가 있습니다.

 

7. 제가 앞서 말씀드린 거처럼 원본 파일과 양식 파일의 이름을 맞춰 주면 이 부분에서 조금 더 헷갈리지 않고 편합니다.

만약 아래 화면과 조금 다른 화면이 나와도 당황하지 마시고 선택을 눌러 줍니다..

 

 

8. 다른 데이터는 원본 필드와 이름이 동일해 자동 매칭이 되었는데 전화번호와 연락처 이름이 달라 데이터 연결 표시가 뜨는 걸 확인할 수가 있습니다. 전화번호와 연락처를 매칭시켜 확인을 눌러 데이터를 연결해 줍니다.

 

 

 

9.  한글 메일머지 출력 결과가 미리 보기로 바로 표시가 됩니다. 전부 정상적으로 자동 입력 되었습니다.

 

 

10. 해당 정보를 바로 출력하여 안내문을 이제 발송할 수가 있습니다.

 

 

 

한글 메일머지 사용법 생각보다 매우 간단하죠?

 

오늘은 엑셀에서 데이터를 추출해 연결하는 방법이지만 한글 파일에서 데이터를 연결하는 방법도 약간 차이가 있지만 거의 똑같다고 보시면 됩니다.

 

이제 방대한 자료도 문제없이 자료를 하나하나 입력할 필요 없이 바로 데이터를 연결해 자동으로 입력할 수가 있습니다.

위에서 설명드린 거처럼 파일로 해당 자료를 저장할 수 있으니 한글 메일머지를 이용해 원하는 정보만 빼서 따로 저장할 수도 있죠.

 

오늘 설명드린 한글 메일머지 사용법은 정말 많은 곳에서 이용되는 만큼 꼭 알고 계시면 도움이 되는 내용입니다.

 

그럼 다음에도 유용한 정보로 찾아올 수 있도록 노력하겠습니다.

다음시간에 다시 만나요~

한글 쪽번호 매기기 없애기 알아보기

한글 서명 넣기 자필,도장 서류 양식 완성하기

한글 파일 뷰어 프로그램 hwp 파일 열기 바로 확인!

한글 표 안에 글자 간격 조절 정렬하기 초간단 방법

한글 워드 변환 (word-hwp) 간단하게 해결 방법

카카오톡 예약 메세지 전송 설정 보내기 취소 방법

컴퓨터 광고 삭제 없애는 방법 3가지